Dengan sistem online, seluruh proses bisa dilakukan dengan otomatis. Invoice digital mengubah kebiasaan lama dalam mencetak faktur secara manual, lalu mengirimkan kepada pelanggan lewat pos yang dianggap cenderung menghabiskan waktu.
Walau demikian, tidak bisa dipungkiri bahwa masih ada sejumlah perusahaan yang menggunakan metode konvensional seperti itu. Namun, invoice digital terbukti dapat dibuat dan diakses dengan lebih mudah. Bagaimana manfaatnya bagi kegiatan bisnis?
Apa Itu Invoice?
Invoice dapat diartikan sebagai dokumen yang dibuat oleh penjual untuk menjadi bukti transaksi dengan pelanggan atau pembeli. Dengan istilah lain, invoice merupakan lembar berupa daftar tagihan dari penjual kepada pembeli.
Umumnya, invoice diberikan kepada pelanggan sesudah transaksi selesai, yakni saat pelanggan sudah melakukan pemesanan dan pihak penjual sudah mengirimkan produk yang dipesan.
Setelah itu, pelanggan menyelesaikan proses pembayaran dengan metode dan jumlah tagihan yang ada pada invoice.
Dengan demikian, invoice menjadi dokumen penting untuk penjual dan pelanggan. Penjual menjadikan invoice sebagai bukti transaksi, sementara pelanggan menjadikan invoice sebagai panduan mengenai metode pembayaran dan jumlah yang harus dibayarkan, juga daftar serta kuantitas produk yang dibeli.
Jenis-Jenis Invoice
Di ranah bisnis atau transaksi di setiap perusahaan, invoice terbagi menjadi tiga macam. Pembagian ini didasarkan pada jenis atau bentuk transaksi dari perusahaan. Apa sajakah itu?
1. Invoice Biasa
Invoice ini menjadi jenis yang kerap digunakan dalam transaksi jual-beli. Invoice ini menjadi faktur dalam transaksi sederhana, umumnya berisi daftar produk, jumlah produk, harga satuan, serta total harga.
2. Invoice Proforma
Invoice proforma menjadi faktur terhadap transaksi sementara. Invoice ini dibuat saat pelanggan melakukan pembayaran dengan bertahap, dan penjual dapat mengirim invoice sebelum seluruh produk pesanan dikirim.
Invoice ini umumnya diterbitkan saat produk dikirim secara berkala berdasarkan kesepakatan penjual dan pelanggan. Sesudah semua produk tiba di pelanggan, maka invoice biasa dikirimkan sebagai dokumen penagihan sekaligus bukti bahwa total produk sudah dikirim dan diterima.
3. Invoice Konsuler
Faktur ini umum dipakai pada transaksi dalam perdagangan internasional. Di dalam invoice konsuler, harus terdapat cap khusus berupa tanda sah serta persetujuan oleh perwakilan negara tujuan. Ini mengapa tahap pembuatan invoice konsuler sedikit lebih lama daripada invoice biasa.
Manfaat Pemakaian Aplikasi Invoice
Manajemen invoice manual memiliki risiko dan banyak kekurangan untuk perusahaan dan pelanggan. Baik dari alur panjang dan kebutuhan waktu saat proses pembuatan, ada pula risiko terjadinya kecurangan. Maka dari itu, pemakaian invoice digital memberikan manfaat berikut.
1. Proses Bisnis Lebih Lancar
Penggunaan sistem invoice dengan basis web atau online dapat mendorong pelaksanaan usaha atau bisnis menjadi lebih lancar dan tentunya lebih baik. Pengiriman invoice kepada pelanggan tidak lagi memakan waktu lama karena aplikasi sudah menyediakan template-nya.
Dengan demikian, invoicing otomatis dapat dipercepat, pun sistem pembayaran juga dapat dilaksanakn lebih cepat agar pengiriman tidak menguras waktu.
2. Ramah Lingkungan
Penggunaan aplikasi invoice online tentunya menerapkan sistem yang akan mengirimkan data kepada pelanggan melalui email. Ini berarti, perusahaan tidak perlu mencetak kertas-kertas secara manual untuk menerbitkan invoice.
Aplikasi ini tentu juga mengurangi pemanasan global karena terkesan lebih ramah lingkungan. Bila dilihat dari sudut pandang bisnis pun, penerapan ini dapat menghemat biaya pencetakan kertas seperti invoicing manual pada masa sebelumnya.
3. Invoicing Lebih Cepat
Menggunakan teknologi berarti mempersingkat tahap-tahap yang sebelumnya dilaksanakan dengan manual. Dengan aplikasi, invoice dapat selesai dibuat dalam hitungan menit. Hal ini menjadikan transaksi perusahaan bisa selesai dengan lebih praktis.
Baik pelanggan atau perusahaan tentu diuntungkan dengan kemudahan dengan teknologi semacam ini. Penerbitan invoice tidak memakan waktu yang panjang karena adanya sistem approval terintegrasi.
4. Integrasi Lebih Baik
Sistem pada aplikasi invoice dengan aplikasi umumnya mempunyai integrasi terhadap sejumlah hal terkait keperluan bisnis, contohnya adalah sistem pembayaran akan terintegrasi langsung dengan laporan keuangan milik perusahaan. Otomatisasi ini mempermudah pengelolaan kondisi invoice terbaru.
Manfaat ini juga tentu mendorong perusahaan dalam berurusan lebih praktis dengan proses invoicing dengan pelanggan.
5. Akses Mudah
Hal baik dalam aplikasi pembuat invoice adalah aksesnya yang mudah. Perusahaan dapat mengakses di mana saja dan kapan saja karena sistem bisa digunakan hanya dengan meng-install aplikasi pada gadget, baik itu smartphone atau tablet.
Ini berarti, pengguna dapat mengakses invoice dengan fleksibel, tanpa batasan waktu dan tempat. Pelanggan pun dapat menerima invoice sesuai kesepakatan yang sudah ditetapkan sebelumnya.
6. Berbasis Cloud Storage
Sistem aplikasi invoice yang berbasis web kerap menggunakan cloud, di mana aplikasi untuk pembuatan invoice yang berbasis web juga memilikinya. Kelebihan sistem ini adalah dapat menyimpan data-data invoice untuk pelanggan tanpa merasa khawatir akan kekurangan kapasitas.
Cloud Storage juga umumnya memperbolehkan pengguna untuk menyimpan data-data dengan jumlah serta ukuran besar. Sama halnya dengan invoice dari perusahaan untuk pelanggan, dapat disimpan seluruhnya dengan baik, pun dapat kapan saja diakses sesuai kebutuhan.
7. Sistem Keamanan Lebih Tinggi
Bila berbicara soal aplikasi berbasis web, maka dapat dipastikan bahwa sistem keamanan yang tinggi. Hal ini dapat meminimalisir tindakan pencurian data, khususnya di ranah siber. Kelebihan ini adalah poin utama dari aplikasi dengan basis web.
Maka, aplikasi invoice dapat menjaga kerahasiaan dokumen perusahaan dalam berbisnis dengan lebih optimal. Bisnis pun dapat terhindar dari risiko penipuan dari internal dan eksternal yang berhubungan dengan pembayaran serta penerbitan invoice.
8. Meminimalisir Pembayaran yang Terlambat
Berkaca dari penerapan invoice manual adalah pembayaran yang terlambat dari pelanggan. Hal ini sudah pasti dapat menghambat proses kinerja dalam perusahaan. Contoh kasusnya adalah penyaluran gaji harus tertunda karena terdapat karyawan yang terlambat membayar tagihannya.
Penggunaan software atau aplikasi pembuat invoice dapat meminimalisir risiko tersebut. Pembayaran dapat diterima tepat waktu, pun data tagihan mengenai jadwal pembayaran dapat menambah profitabilitas perusahaan.
Sistem HRM nantinya dapat mendorong tahap penggajian sesuai jam kerja mereka.
9. Memperoleh Insight Baru
Data-data seperti jumlah uang yang diperoleh tahun lalu, pelanggan yang membayar dengan tepat waktu, pelanggan yang membayar dengan kredit, dan sebagainya dapat diketahui dengan aplikasi invoice tanpa adanya campur tangan dari konsultan keuangan.
10. Meningkatkan Produktivitas Pekerja
Proses invoicing yang efisien dan mudah bukan berarti membuat karyawan kekurangan pekerjaan karena bantuan software yang mempersingkat proses.
Namun sebaliknya, dibandingkan berurusan dengan dokumen cetak selama berjam-jam, karyawan dapat menyelesaikan tugas lain karena invoicing cepat selesai.
Rekomendasi Aplikasi Invoice Terbaik
Invoice berfungsi sebagai dokumen yang mencatat rincian perihal pengiriman barang, terdiri dari daftar barang, tanggal pembelian, jumlah barang, harga, dan sebagainya. Berikut ini adalah beberapa aplikasi pembuat invoice yang direkomendasikan.
1. Zoho Invoice
Zoho Invoice menjadi aplikasi inovatif, di mana proses penagihan dibuat menjadi lebih sederhana. Aplikasi ini cocok bagi perusahaan kecil dan menengah. Pengumpulan tagihan dapat dilakukan melalui satu platform. Fitur-fiturnya adalah sebagai berikut.
- Setting bank secara otomatis.
- Opsi template yang beragam dalam bahasa dan mata uang.
- Jadwal faktur berulang.
- Portal klien kolaboratif agar dukungan dan akses menjadi lebih baik.
- Kustomisasi tanda terima.
2. Tiny Invoice
Tiny Invoice memiliki user interface yang rapi dan sederhana. Penggunaannya yang mudah dapat merekam macam-macam pengeluaran bagi pengusaha berskala kecil, menengah, sampai freelancer. Pembuatan invoice dapat menghemat banyak waktu, bahkan membagikannya kepada pelanggan.
Di samping itu, pengguna aplikasi cetak invoice ini dapat merasakan beberapa fitur unggulan di dalamnya, seperti membuat taksiran, pengelolaan faktur, mendukung segala jenis pajak, sampai pembuatan berbagai jenis laporan, dan banyak fitur lainnya.
3. Invoices & Estimates
Rekomendasi aplikasi invoice selanjutnya adalah Invoices & Estimates, di mana menyediakan template invoice yang tampak profesional serta fitur estimasi waktu yang tepat. Walaupun dapat diakses secara gratis, fitur yang ditawarkan sangat lengkap.
Ada fitur penambahan logo perusahaan, opsi pembayaran, input tanda tangan, sampai pemindai kode batang. Selain itu, aplikasi ini tersedia dalam beberapa bahasa dengan total tiga puluh bahasa asing dari berbagai negara.
4. Invoice & Quotations
Aplikasi invoice berikutnya adalah Invoice & Quotations, di mana menjadi aplikasi terbanyak dipakai oleh para pengusaha pemula dikarenakan aksesnya begitu memadai dan mudah. Para penerima faktur dapat langsung memberikan tanda setuju dan tanda tangan lewat aplikasi atau email.
Fitur dan pengaturan di dalam aplikasi juga memungkinkan seluruh jenis invoice dapat langsung dibuat, kemudian tersimpan langsung ke dalam platform penyimpanan online, seperti Google Drive. Seluruh data transaksi pun dapat terkumpul dengan aman.
5. Aplikasi Invoice Mekari Jurnal
Jurnal menjadi aplikasi pembuat invoice dengan basis Cloud. Program ini tepat bagi para pebisnis dengan skala kecil sampai menengah atau disebut UMKM. Penggunaannya tergolong mudah, gratis, juga kaya akan fitur menarik, membuat proses pengelolaan keuangan menjadi lebih praktis.
Berbicara mengenai kelengkapan fitur, Mekari Jurnal mempunyai sistem pencatatan keuangan, pencatatan biaya, pembuatan faktur, pengeluaran, pemasukan, persediaan, manajemen asset, dan banyak lagi. Pengguna dapat mengakses kapan saja dan dari mana saja asal terkoneksi langsung dengan jaringan internet.
Keunggulan Aplikasi Invoice Mekari Jurnal
Mekari Jurnal menjadi aplikasi pembuat invoice digital yang akan menjadikan proses pembayaran lebih praktis. Sistem sudah terintegrasi langsung dengan akuntansi keuangan milik perusahaan, pembuatannya lebih efisien, serta sudah dilengkapi dan terintegrasi sistem approval.
Keunggulan apa lagi yang dapat dirasakan dengan Mekari Jurnal?
- Pembuatan invoice digital dapat dilakukan kapan saja dan dari mana saja kemudian dikirimkan langsung ke pelanggan. Dengan 11 template menarik, invoice dapat dibuat dengan tampilan profesional.
- Fitur proforma invoice. Fitur di mana harga dapat diperkirakan dan tagihan uang muka bisa diberikan langsung kepada pelanggan. Pengaturan pembayaran dapat dijadwalkan secara otomatis agar tanggal penagihan tidak terlewat.
- Fitur join invoice. Pelanggan yang menginginkan dua transaksi atau lebih dapat menggabungkan invoice jamak dengan fitur ini.
- Sinkronisasi dengan pembukuan keuangan. Semua transaksi yang sudah selesai langsung terintegrasi dengan sistem laporan pembukuan keuangan; pendataan dapat lebih rapi, efisien, dan akurat.
- Sistem otomatisasi. Keunggulan yang sangat bermanfaat untuk perhitungan pajak, di mana ketiga proses penagihan, pajak akan dipotong otomatis.
Sistem pada aplikasi invoice tentu berhasil meminimalisir dari segi biaya dan waktu sehingga transaksi terasa lebih mudah dan praktis. Mekari Jurnal hadir sebagai salah satu aplikasi pembuat invoice terbaik dengan fitur-fitur lengkap nan bermanfaat.
Di samping itu, Mekari Jurnal telah memperoleh sertifikasi keamanan. Pengguna tidak perlu khawatir saat menyimpan seluruh data-data perusahaan di dalam aplikasi. Bagaimana aplikasi ini dapat bermanfaat lebih jauh? Hubungi Sales Mekari Jurnal sekarang juga untuk merasakan fitur-fitur menariknya! (web/ap) Editor : Agus AP