alexametrics

Absensi Online Solusi Kelola Jadwal Shift, Monitor Kehadiran, serta Pengaturan Cuti dan Lembur

Artikel Lain

RADARSEMARANG.ID – Absensi online merupakan sebuah metode berbasis online untuk memantau, merekam, dan mengelola aktivitas absensi karyawan.

Biasanya model absensi ini menggunakan platform berbasis komputasi cloud yang aman, sehingga prosesnya terhindar dari human error seperti pada metode manual.

Hal ini tentu saja akan sangat membantu pihak HRD dalam mengelola administrasi sehingga dapat meningkatkan kinerja HR dan juga hemat biaya.

Dengan sistem online, proses absensi akan langsung terintegrasi dengan sistem penggajian. Tak hanya itu saja, data absensi dapat diakses kapan dan dari mana saja melalui perangkat desktop atau mobile.

Berikut ini akan diulas lebih detail mengenai absensi online mulai dari pengertian, perbedaan dengan absensi manual, kelebihan, hingga rekomendasi aplikasi absensi online.

Pengertian Absensi Online

Laporan absensi karyawan menjadi salah satu kebutuhan dasar bagi suatu perusahaan. Biasanya laporan tersebut digunakan sebagai patokan jumlah kehadiran karyawan yang nantinya akan sangat berpengaruh terhadap penggajian karyawan per bulannya.

Secara umum, laporan absensi berisi informasi tentang waktu hadir dan pulang karyawan termasuk keterlambatan, data cuti atau izin karyawan, serta jumlah jam kerja beserta tambahan lemburnya.

Laporan ini sangat dibutuhkan oleh HR Manager. Mereka adalah tim yang memiliki tanggung jawab atas segala proses yang berhubungan dengan karyawan suatu perusahaan, mulai dari perencanaan sumber daya manusia, proses rekrutmen karyawan, pengembangan potensi karyawan, pengelolaan gaji dan benefit yang diterima karyawan, termasuk pula memastikan semua karyawan di perusahaan tetap sehat dan selamat.

Sebelumnya, proses absensi dilakukan secara manual yakni menggunakan kertas berisi data nama, waktu hadir-pulang, serta tanda tangan. Namun, karena dirasa kurang efektif dan efisien, absensi manual mulai ditinggalkan dan digantikan dengan sistem absensi online.

Absensi online didefinisikan sebagai sebuah metode berbasis online untuk memantau, merekam, dan mengelola aktivitas absensi karyawan.

Biasanya model absensi ini menggunakan platform berbasis komputasi cloud yang aman, sehingga prosesnya terhindar dari human error seperti pada metode manual.

 

Format Absensi Karyawan

Secara umum ada dua jenis format absensi karyawan yang bisa digunakan, yakni format absensi manual dan online.

1. Format Absensi Manual

Sebelum mengenal sistem absensi online, perusahaan menggunakan format absensi manual yakni menggunakan beberapa alat konvensional seperti kertas dan alat tulis. Setiap hari, karyawan melakukan absen dengan menuliskan jam kehadiran beserta tanda tangannya sebagai bukti kehadiran. Begitu pula saat hendak pulang.

Format absensi manual umumnya berupa tabel yang memuat beberapa informasi seperti nama, jabatan, tanggal, jam kedatangan, jam pulang, dan keterangan.

2. Format Absensi Online / Digital

Di era teknologi seperti saat ini, perusahaan kini beralih ke format absensi online sebab lebih mudah dan akurat. Istimewanya lagi, format ini membuat kehadiran karyawan dapat direkam melalui internet dan dapat diakses secara real-time.

Baca juga:  Bela Hak Buruh, Partai Demokrat Jateng Desak Cabut Permenakertrans 2/2022

Absensi tipe ini menggunakan software atau aplikasi absensi yang praktis yang dapat diunduh melalui ponselnya. Format yang disediakan di aplikasi memuat nama karyawan beserta jabatannya dan tombol “Clock-In” dan “Clock-Out” sebagai tanda waktu kedatangan dan waktu pulang dari karyawan tersebut.

Selanjutnya secara otomatis sistem tersebut akan mengolah data yang lebih akurat ketika digunakan untuk menghitung total gaji karyawan di akhir bulan.

 

Perbedaan Menggunakan Absensi Online dan Absensi Manual

1. Pengelolaan Jadwal Shift

    • Dengan Absensi Online

Dengan menggunakan absensi online, Anda dapat dengan mudah mengelola jadwal dan shift secara online.

Anda bisa melakukan sinkronisasi jadwal secara otomatis dan real-time dengan fitur absensi mobile. Tentu saja jadwal tersebut selalu bisa diakses online dari aplikasi mobile atau dashboard web agar karyawan dapat mengecek jadwal kapan pun.

Tak hanya itu saja, karyawan juga bisa mengajukan perubahan shift dengan proses pengajuan dan persetujuan praktis, transparan, dan tercatat di sistem secara otomatis.

    • Dengan Absensi Manual

Sementara itu, jika menggunakan absensi manual proses penyesuaian jadwal dua kali harus dilakukan karena setelah membuat jadwal, pengaturan harus dilakukan secara manual ke mesin.

Hal ini tentu dapat menimbulkan miskomunikasi jadwal kerja apabila ada banyak jadwal yang berbeda-beda karena jadwal tidak bisa di cek secara cepat.

Selain itu, absensi manual juga membuat perubahan shift sulit diakomodir karena dilakukan secara verbal atau chat sehingga tidak tercatat dan mengganggu ketersediaan SDM.

2. Monitor Kehadiran Karyawan

    • Dengan Absensi Online

Dengan menggunakan absensi online, Anda dapat memonitor kehadiran karyawan kapan saja. Hal ini dikarenakan semua karyawan bisa absen dari mana saja dan data kehadiran karyawan dapat dipantau secara real time dari aplikasi atau dasbor web.

Selain itu, aplikasi tersebut dapat mencegah kecurangan absensi karena bisa melalui penetapan lokasi absensi dari fitur “Live Attendance” dengan dukungan GPS dan selfie.

Dengan begitu, kedisiplinan karyawan dapat terjaga. Anda juga dapat menetapkan toleransi keterlambatan dan jam istirahat yang dapat dipantau dari sistem.

    • Dengan Absensi Manual

Sementara itu, jika menggunakan absensi manual kehadiran karyawan tidak terpantau secara akurat dan hanya bisa diakses secara periodik karena tidak ada integrasi ke database cloud.

Hal tersebut kadangkala menjadikan absensi manual tidak bisa memastikan kejujuran dalam pengisian absensi karena sistem manual punya banyak celah untuk kecurangan seperti titip absen.

Adanya celah tersebut dapat membuat karyawan menjadi kurang disiplin karena ketentuan keterlambatan dan jam istirahat yang tidak dimonitoring.

3. Pengaturan Cuti dan Lembur

    • Dengan Absensi Online

Dengan menggunakan absensi online, Anda dapat melakukan rekap dan hitung otomatis data kehadiran dengan cepat sesuai jam kerja, cuti, dan lembur ke payroll tanpa proses manual.

Baca juga:  Bangga! BRI Jadi Best Company to Work for in Asia 2022 dan Most Caring Companies

Hal ini tentu akan memudahkan HR dalam membuat standarisasi kebijakan cuti dan lembur melalui proses pengajuan dan persetujuan online yang tercatat otomatis di sistem.

Dengan demikian, follow up pengajuan cuti menjadi transparan dan dapat dilakukan dengan proses persetujuan berjenjang yang dapat diatur hingga level tertinggi.

    • Dengan Absensi Manual

Sementara itu, jika menggunakan absensi manual maka pencatatan cuti dan lembur berisiko salah tinggi.

Misalnya dikarenakan pengajuan tidak tercatat dengan baik karena biasanya dilakukan via verbal atau formulir yang sering tercecer dan mudah hilang.

Selain itu, proses pengajuan kadang kala berbelit-belit sehingga membuat rawan terjadinya salah komunikasi yang berakibat ke kesalahan di data input.

Kondisi ini tentu akan berpengaruh pada rekap kehadiran ke payroll memakan waktu karena banyaknya jumlah karyawan dan harus pastikan data akurat tanpa bantuan sistem.

Kelebihan Absensi Online Bagi Perusahaan

Absensi online memiliki beberapa kelebihan di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Mudah Merencanakan Jadwal Kerja Pegawai

Salah satu kelebihan aplikasi absensi online bagi perusahaan adalah adanya fitur yang dapat membantu HRD dalam merencanakan jadwal kerja pegawai melalui dashboard.

Melalui fitur tersebut, Human Resource dapat menugaskan, menambahkan, serta menyesuaikan jadwal karyawan dengan mudah.

Tak hanya merencanakan jadwal saja, Anda juga bisa mengatur jam istirahat karyawan. Hal ini memudahkan Anda untuk mengecek dan memantau produktivitas karyawan agar tidak menurun.

2. Tersedia Laporan Absensi Pegawai Secara Online dan Akurat

Salah satu kelebihan dari adanya absensi online adalah dapat mempercepat proses absensi. Bayangkan jika perusahaan dengan jumlah karyawan yang besar masih menerapkan model absensi manual, pasti akan menimbulkan antrian yang panjang.

Namun, dengan adanya aplikasi ini, setiap karyawan cukup login ke aplikasi absensi saja kemudian mengklik clock in.

Menariknya, saat karyawan melakukan presensi, secara otomatis akan ada laporan terkait waktu kedatangan, sehingga tidak ada alasan untuk memalsukan jam seperti yang terlambat dapat langsung diketahui oleh HR.

Radius lokasi untuk absensi juga bisa diatur, sehingga tak ada alasan bagi karyawan untuk melakukan presensi padahal belum ada di tempat kerja.

Laporan absensi tersebut termasuk pula dilengkapi dengan keterangan cuti, lembur, izin, dan keterlambatan karyawan secara ringkas.

3. Mengelola Laporan Absensi secara Real-Time

Hasil laporan absensi yang didapat dari aplikasi absensi online jauh lebih akurat dibandingkan absensi manual.

Sebab, data yang masuk akan langsung terekam di sistem cloud yang nantinya dapat diakses sewaktu-waktu dibutuhkan. Pihak HRD dapat melakukan kontrol karyawan dari jarak jauh.

Dengan kata lain, proses absensi dengan sistem online dapat menghindarkan masalah human-error dari proses absensi manual. Anda dapat merekam dan mengelola absensi karyawan kapan pun dan di mana pun selama ada koneksi jaringan internet.

Baca juga:  Right Issue BRI Disetujui, Holding Ultra Mikro Segera Terbentuk Beri Manfaat bagi Pelaku Usaha

Anda juga dapat merekapitulasi data secara langsung (real time), meskipun bukan di akhir bulan atau akhir periode.

4. Terintegrasi dengan Sistem Penggajian

Kelebihan lainnya adalah aplikasi absensi online biasanya terintegrasi dengan sistem penggajian.

Bagi perusahaan yang sangat menggantungkan penggajian berdasarkan rekap kehadiran tentu akan sangat terbantu oleh fitur ini. Anda dapat mengunduh rekap absensi dan menghitung gaji dengan lebih mudah.

Kelebihan Absensi Online bagi Karyawan

Selain memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan, absensi secara online juga menguntungkan bagi karyawan, di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Cukup Bermodalkan Smartphone

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, absensi online dilakukan melalui platform atau aplikasi yang dapat diakses melalui smartphone pribadi.

Hal ini tentu memudahkan karyawan untuk melakukan absensi tanpa harus melakukan antrian panjang. Mereka hanya perlu mengklik clock in/clock out dan break in/break out maka otomatis data sudah terekam. Menariknya lagi, aktivitas ini dapat dilakukan dimana saja tanpa perlu ke kantor.

2. Lebih Valid

Setiap karyawan juga dapat membuktikan kebenaran absensi dengan menyertakan foto selfie dan lokasi yang terekam untuk akurasi data.

Aplikasi tersebut biasanya sudah terfasilitasi face recognition sehingga setiap karyawan dapat memverifikasi foto selfie ketika clock-in atau clock-out dengan sistem pengenalan wajah untuk menjamin validitas absen karyawan.

Selain itu, akses data personal masing-masing karyawan akan langsung terekam di sistem cloud sehingga terhindar dari kesalahan dan kecurangan data.

Mengapa Harus Mekari Talenta?

Mekari Talenta merupakan salah satu aplikasi absensi online yang paling direkomendasikan. Melalui platform ini, Anda dapat mengelola absensi karyawan secara online dengan mudah dan akurat, sebab platformnya dikembangkan menggunakan teknologi komputasi cloud yang aman.

Jika Anda adalah HR di suatu perusahaan, Mekari Talenta akan membantu Anda mengawasi absen karyawan secara langsung di waktu yang bersamaan karena data akan selalu ter-update. Sistemnya pun dapat diakses di mana saja dan kapan saja melalui perangkat smartphone Android, iOS, atau desktop.

Dengan menggunakan Mekari Talenta, proses absensi menjadi efisien karena fleksibilitasnya. Karyawan juga dapat melaporkan dan mengakses riwayat absensinya melalui sistem dari mana saja dan kapan saja untuk memverifikasi data agar lebih valid. Selain itu, aplikasi ini juga terintegrasi dengan perhitungan penggajian sehingga mempermudah HR saat penggajian.

Jika perusahaan Anda menggunakan mesin fingerprint, Anda tidak perlu khawatir tidak bisa menggunakannya.

Sebab, Mekari Talenta juga dapat dihubungkan dengan mesin fingerprint agar memudahkan rekapitulasi data absen karyawan perusahaan.

Saat ini sejumlah merek mesin sidik jari sudah dapat terintegrasi dengan Mekari Talenta, namun ada juga merek lainnya yang belum terintegrasi.

Untuk informasi lebih lengkapnya, Anda dapat mengunjungi website resmi Mekari Talenta, ya! (web/ap)

Artikel Terkait

Menarik

Terbaru

Populer

Artikel Menarik Lainnya