RADARSEMARANG.ID, Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar.
Dalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut surat masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya.
Korespondensi bisnis pada dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis di antara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dinyatakan korespondensi berarti hal surat-menyurat (1989 : 462). Korespondensi adalah kegiatan berkomunikasi dengan menggunakan surat sebagai sarana. Orang yang berkomunikasi dengan menggunakan surat disebut koresponden.
Korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi antara satu pihak dengan pihak yang lain baik secara perorangan maupun lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis.
Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis ataupun nonbisnis.
Sedangkan surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan bisnis.
Agar bisa bekerja sama dengan pihak lain, perusahan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik.
Beberapa survei mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80% kegiatan komunikasi dan interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faximili dan terutama sekali lewat e-mail.
Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka langsung face to face negotiation. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada umumnya.
Kendati suatu transaksi dilakukan dengan cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat menyurat.
Maka korespondensi memegang peranan terpenting. Tanpa korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faksimili, email, dll maka suatu transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.
Pada praktiknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya mengenal perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang telah kita kirimkan. Maka, desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan menjadi cerminan awal dari eksistensi perusahaan kita.
Citra perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili oleh bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya. Maka desain amplop maupun kop surat perlu dibuat dengan desain yang anggun dan indah yang dapat memberikan informasi dasar mengenai perusahaan. Terutama yang dapat menunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas perusahaan.
Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial order) maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan usaha bisnis tersebut.
Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang mewujudkan tercapainya ketiga sasaran tersebut. Yaitu tercapainya citra, reputasi dan kepercayaan dari mitra bisnis perusahaan.
Korespondensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan dalam dunia bisnis, baik dalam bentuk surat, memo, agenda, proposal, maupun laporan bisnis. Salah satu hal yang membedakan surat biasa dan surat bisnis adalah tujuan penulisannya. Surat bisnis berorientasi pada kegiatan bisnis maupun gaya bahasa yang digunakan.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita. Dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi. (unw1/lis)
Guru OTKP SMK Negeri 3 Jepara
