alexametrics

Belajar Arsip di Era Digitalisasi dengan Aplikasi Erise

Oleh Drs. Tuhadi

Artikel Lain

RADARSEMARANG.ID, Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) bertujuan untuk menyiapkan lulusan untuk bekerja sesuai bidang keahliannya. SMK bidang keahlian Bisnis Manajemen Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran menggunakan Kurikulum 2013.

Kelompok mata pelajaran kejuruan diberikan untuk membekali peserta didik memiliki kompetensi keahlian bidang Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran, agar lulusan siap bekerja pada bidangnya. Salah satu kompetensi yang menjadi bagian dari program keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran adalah Kearsipan. Pembelajaran kearsipan harus dirancang sesuai kebutuhan dunia kerja saat ini. Semua bidang pekerjaan tidak saja dikerjakan secara manual, tetapi dengan sistem digitalisasi dalam pengelolaan kearsipan disebut e-arsip. Pembelajaran untuk mata pelajaran Kearsipan di SMK program keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran sebaiknya diprogramkan dan dilaksanakan dengan pembelajaran kearsiapan secara manual dan elektronik (e-arsip).

E-arsip pembelajaran adalah sistem penyimpnan arsip berbasis komputer, jika dikembangkan melaui internet, maka dapat di-online-kan, sehingga dapat digunakan oleh organisasi atau lembaga yang besar. Prinsip e-arsip berdasarkan pada komputer dan internet (Kuswantoro, 2014,78). Untuk pembelajaran e-arsip di SMK Negeri 1 Pengasih Kulon Progo, menggunakan Electronic Record Information System for Education (ERISE).

Baca juga:  Serba Serbi Pembelajaran Jarak Jauh di SMK Negeri 1 Ngablak

ERISE adalah aplikasi yang dikembangankan oleh Tim Pengembang Program Studi Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi Univesitas Yogyakarta. Software aplikasi ini sifatnya berbayar.
Pembelajaran e-arsip dengan aplikasi ERISE meliputi empat tahap yakni: Tahap persiapan meliputi aktivitas mempersiapkan komputer/laptop yang terhubung dengan internet, menyiapkan joobsheet/lembar kerja praktik, menjelaskan pengoprasian aplikasi ERISE.

Tahap pelasanaan pembelajaran terdiri dari beberapa langkah. Yakni membagi siswa dalam kelompok yang beranggotakan empat siswa. Membagi peran siswa dalam satu kelompok untuk berperan menjadi pimpinan, sekretaris, pengolah dan arsiparis. Masuk dalam aplikasi ERISE. Menjelaskan tugas setiap personal dalam menangani surat masuk. Yaitu pimpinan bertugas mendisposisikan surat masuk kepada bagian unit pengolah. Sekretaris bertugas menginput surat masuk pada form program ERISE, menggunggah surat masuk pada form yang disediakan, mengarahkan disposisi awal surat masuk kepada pimpinan.

Baca juga:  Optimalisasi Peran Kepala Sekolah, Efektifkan Pelaksanaan PJJ

Unit pengolah bertugas menerima disposisi surat masuk, menyelesaikan edaran disposisi, menentukan klasifikasi dan lokasi penyimpanan surat masuk. Arsiparis bertugas menentukan jadwal aktif dan inaktif untuk surat masuk.

Tugas personal dalam menangani surat keluar yakni pimpinan, bertugas membuat surat balasan atas surat masuk yang telah diterima, membuat konsep surat keluar dari menu master data yang ditujukan untuk unit pengolah. Menginput tanda tangan pimpinan, memeriksa konsep surat yang dibuat oleh unit pengolah apabila konsep surat telah sesuai kehendak pimpinan, surat dapat langsung disetujui tanpa revisi.

Menandatangani surat keluar yang telah selesai direvisi oleh unit pengolah, membuat konsep surat dari menu master data yang ditujukan untuk sekretaris, menginput tanda tangan pimpinan, memeriksa surat yang dibuat oleh sekretaris.

Sekretaris melaksanakan tugas, menerima konsep surat dari pimpinan, membuat surat keluar berdasarkan konsep surat keluar pimpinan, menulis surat keluar berdasarkan konsep surat dari pimpinan pada form template surat keluar.

Baca juga:  Asyiknya Belajar Turunan Fungsi dengan “Komodo”

Unit Pengolah. Beberapa kegiatan yang harus dilakukan oleh unit pengolah dengan mengetik langsung pada ERISE yaitu, menerima konsep surat keluar dari pimpinan, membuat surat keluar berdasarkan konsep surat keluar pimpinan, menentukan tanggal dan nomor surat keluar. Menulis surat keluar berdasarkan konsep surat keluar pimpinan pada form template surat keluar, merevisi surat keluar berdasarkan masukan dari pimpinan, mencetak surat keluar.

Arsiparis. Kegiatan yang harus dilakukan oleh arsiparis yaitu menentukan jadwal aktif dan inaktif untuk surat keluar. Tahap ketiga melakukan evaluasi. Tahap keempat melakukan refleksi. Pada tahap ini siswa diminta memberikan masukan berdasarkan pengalaman pada pelaksanaan pembelajaran yang menggunakan aplikasi ERISE. Pembelajaran e-arsip dengan menggunakan aplikasi ERISE, siswa dapat sekaligus bermain peran sebagai pimpinan, sekreataris, unit pengolah dan arsiparis. (dd1/lis)

Guru Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran SMKN 1 Pengasih, Kulon Progo

Artikel Terkait

Menarik

Terbaru

Populer

Artikel Menarik Lainnya