Aplikasi Presensi Talenta by Mekari: Pengertian, Fitur, Fungsi, dan Manfaatnya

RADARSEMARANG.ID-Aplikasi presensi adalah sebuah program yang yang diciptakan untuk membantu para pelaku usaha atau perusahaan dalam melakukan presensi kepada para karyawannya secara online.

Perusahaan terutama yang mempunyai karyawan dalam jumlah banyak tentunya sangat kesulitan untuk melakukan absensi terhadap para karyawannya.

Hal ini diperparah dengan adanya pandemi COVID-19 yang terjadi pada 2 tahun terakhir ini yang membuat para karyawan harus bekerja dari rumah atau sering dikenal dengan Work From Home (WFH).

Dahulu, perusahaan biasanya melakukan absensi terhadap para karyawannya secara manual dengan menggunakan kertas absensi.

Namun, metode ini terbilang tidak efektif dan memakan banyak waktu. Apalagi saat rekap akhir bulan, tim HR akan kerepotan memeriksa berkas dokumen absensi tersebut untuk menentukan gaji setiap karyawan.

Metode kedua yang lebih efisien dan cukup populer dan dipakai banyak perusahaan sampai saat ini adalah menggunakan mesin absensi seperti fingerprint.

Mesin ini mampu mendata waktu absensi dari setiap karyawan dengan lebih mudah. Karyawan hanya perlu memasukkan sidik jari mereka ke mesin tersebut dan data mengenai kehadirannya akan tercatat secara otomatis.

Namun, metode ini mempunyai beberapa kelemahan. Kelemahan yang pertama adalah harga mesin fingerprint yang terbilang cukup mahal.

Perusahaan juga harus membeli lebih dari satu mesin agar tidak terjadi antre untuk absensi yang akan memakan waktu. Selain itu, mesin ini juga membutuhkan biaya penyusutan yang perlu untuk diperhitungan perusahaan.

Ditambah lagi jika karyawan sedang bekerja dari rumah atau melakukan pekerjaan lapangan, karyawan tersebut harus datang ke kantor terlebih dahulu hanya untuk melakukan absensi.

Namun, berkat adanya perkembangan teknologi yang semakin pesat sekarang ini, muncul metode baru yang lebih efisien, akurat, dan hemat biaya dalam melakukan absensi.

Dengan menggunakan aplikasi presensi, perusahaan bisa melakukan absensi dengan lebih fleksibel kepada para karyawannya.

Hal tersebut bisa terjadi karena aplikasi presensi bisa diakses dari mana saja dan kapan saja secara online menggunakan gadget seperti smartphone dan laptop.

Selain itu, aplikasi ini juga telah terintegrasi dengan sistem lainnya seperti payroll yang bisa juga memudahkan perusahaan dalam membagikan gaji bulanan setiap karyawannya.

Fitur-fitur dari Aplikasi Presensi

Aplikasi Presensi mempunyai segudang fitur yang sangat membantu tim HR dalam melakukan absensi dan memonitor kinerja dan produktivitas para karyawan. Fitur-fitur utama yang terdapat dalam aplikasi presensi antara lain adalah:

1. Attendance atau Absensi

Karena aplikasi ini mempunyai tujuan utama untuk melakukan absensi kepada para karyawan, maka fitur utama yang terdapat dalam aplikasi ini tentunya adalah fitur absensi. Fitur ini membuat karyawan dapat dengan mudah melakukan absensi dari mana saja melalui gadget mereka.

Data absensi yang di input karyawan tersebut juga akan tersimpan secara real time dan dapat dilihat dan dipantau oleh tim HR secara langsung.

Selain itu, fitur ini juga dilengkapi dengan adanya GPS yang bisa memantau keberadaan para karyawan.

Fitur GPS ini sangat berguna terutama untuk karyawan yang sedang melakukan pekerjaan lapangan, karena tim HR dapat memantau karyawan tersebut dengan mudah melalui gadget mereka.

2. Cuti atau Izin Kerja

Fitur utama yang kedua berhubungan dengan cuti atau izin kerja. Fitur ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan izin kerja kepada tim HR dengan lebih mudah dan cepat melalui aplikasi ini.

Karyawan juga bisa mengunggah dokumen pendukung untuk pengajuan ini dalam bentuk softcopy digital.

Pengajuan tersebut juga akan masuk secara real time kepada tim HR. Jadi, mereka bisa langsung memberikan persetujuan atau penolakan terhadap pengajuan cuti tersebut melalui aplikasi ini.

Hal ini selain lebih efektif dan mudah juga mempunyai privasi yang lebih tinggi, karena pengajuan tersebut hanya akan diketahui oleh tim HR dan karyawan yang bersangkutan saja.

Fitur ini juga telah dilengkapi dengan sistem yang mampu merekam dan merangkum data-data cuti atau izin kerja tersebut secara otomatis. Data-data ini sangat penting untuk tim HR perusahaan nantinya dalam menentukan gaji bulanan setiap karyawan.

3. Overtime atau Lembur

Fitur ketiga dari aplikasi presensi adalah fitur overtime atau lembur. Karyawan bisa menggunakan fitur ini untuk mengajukan permintaan jam lembur kepada tim HR melalui gadget mereka saja.

Sama seperti fitur cuti, pengajuan jam lembur ini juga akan masuk ke tim HR secara real-time tanpa adanya delay dan tim HR bisa langsung memutuskan untuk menerima atau menolaknya.

Jam lembur ini akan terekam secara otomatis melalui sistem yang terdapat di aplikasi ini dan akan terintegrasi langsung dengan perhitungan gaji atau payroll setiap karyawan.

4. Working Schedule atau Jadwal Kerja

Fitur selanjutnya adalah fitur working schedule atau jam kerja. Dengan adanya fitur ini, tim HR dapat melakukan pengaturan jam dan hari kerja kepada setiap karyawan dengan lebih mudah.

Jam kerja tersebut akan secara otomatis memberikan notifikasi kepada setiap karyawan yang bersangkutan, jadi karyawan dapat mengetahui jam dan hari kerjanya melalui aplikasi ini.

Tim HR juga bisa mengganti dan menambahkan jam kerja tersebut jika diperlukan tanpa perlu memberitahu karyawan terlebih dahulu, karena aplikasi ini yang akan memberitahukannya melalui notifikasi yang bisa dilihat di gadget karyawan yang bersangkutan.

5. Employee Database atau Database Karyawan

Fitur ini berfungsi untuk mencatat dan menampilkan data-data personal dari setiap karyawan secara otomatis.

Data seperti absensi, jam kerja, jam lembur, jumlah cuti, dll bisa dilihat baik oleh tim HR maupun oleh karyawan yang bersangkutan. Data ini berguna untuk perhitungan gaji dan evaluasi kinerja karyawan nantinya di akhir bulan.

6. Lend app

Fitur utama yang terakhir adalah Lend App. Meskipun tidak semua aplikasi presensi mempunyai fitur ini, namun biasanya aplikasi yang bagus akan menyediakan fitur ini.

Fitur Lend App berguna agar para karyawan bisa mengakses akun mereka dan melakukan absensi menggunakan gadget lain selain yang mereka pernah gunakan sebelumnya.

Fitur ini sangat bermanfaat untuk kondisi-kondisi tidak terduga seperti gadget karyawan yang rusak, hilang, atau kehabisan daya baterai. Karyawan bisa dengan mudah meminjam atau menggunakan gadget lain untuk melakukan absensi dengan adanya fitur ini.

Fungsi dan Manfaat dari Aplikasi Presensi

Aplikasi Presensi mempunyai fungsi dan manfaat utama untuk membantu tim HR perusahaan dalam menangani masalah absensi setiap karyawannya.

Selain itu, aplikasi ini juga berfungsi untuk memantau dan merekap data-data dari setiap karyawan dengan lebih mudah. Selain fungsi dan manfaat tersebut, aplikasi presensi juga memiliki berbagai macam fungsi dan manfaat lainnya, diantaranya adalah:

1. Kinerja Karyawan Lebih Mudah Dipantau

Aplikasi Presensi memberikan segudang fitur yang bisa membantu tim HR dalam memantau kinerja dan produktivitas para karyawannya.

Aplikasi ini dilengkapi dengan fitur GPS yang mampu melacak keberadaan para karyawan, terutama untuk karyawan yang bekerja dari rumah dan melakukan pekerjaan lapangan.

Pemantauan jarak jauh rentan dengan terjadinya kecurangan karena perusahaan tidak mampu melihat karyawan tersebut secara langsung.

Karyawan bisa saja tidak melakukan tugasnya dan menjadi tidak produktif, hal ini tentunya akan sangat merugikan perusahaan. Adanya aplikasi ini bisa membantu meminimalisir adanya kecurangan tersebut.

Pekerjaan yang sedang dikerjakan oleh para karyawan juga bisa dipantau oleh tim HR secara real time melalui aplikasi ini. Jadi, tim HR dapat memantau seberapa produktif karyawan tersebut hanya melalui gadget mereka saja.

2. Rekapitulasi Data Menjadi Lebih Mudah

Aplikasi Presensi juga bisa membuat laporan dan rekap berdasarkan data-data yang telah diinput sebelumnya secara otomatis dalam waktu yang singkat. Hal ini sangat bermanfaat untuk perusahaan, karena tim HR tidak perlu melakukan rekapitulasi data secara manual.

Tim HR tidak perlu kesulitan membuat laporan dan melakukan analisis ulang terhadap data-data kinerja dan produktivitas para karyawan, karena semua hal tersebut telah dilakukan oleh sistem komputer yang disediakan aplikasi ini. Tim HR bisa memanfaat waktu tersebut untuk melakukan hal-hal yang lebih produktif dan lebih penting.

3. Mempunyai Akurasi Data yang Lebih Baik

Data yang terekam dan terolah dalam aplikasi presensi mempunyai tingkat akurasi yang jauh lebih baik dibandingkan metode manual. Hal tersebut bisa terjadi karena hampir semua proses telah dilakukan oleh komputer.

Kesalahan-kesalahan yang sering ditemukan pada metode manual seperti human error sangat jarang ditemukan dalam aplikasi ini, kecuali jika data yang diinput pertama telah keliru.

Selain itu, data tersebut juga mempunyai keamanan yang lebih tinggi karena dilindungi oleh sistem komputer.

Hanya pihak-pihak yang bersangkutan saja yang bisa mengakses dan melihat data ini, membuat data tersebut tidak mudah terjadi kebocoran atau pencurian oleh pihak-pihak tertentu.

4. Menghemat Anggaran Perusahaan

Aplikasi presensi bisa membantu menghemat anggaran perusahaan daripada menggunakan metode manual atau menggunakan mesin fingerprint untuk melakukan presensi.

Untuk menggunakan aplikasi ini, perusahaan hanya perlu berlangganan dan semua fitur bisa diakses dan digunakan.

Hal tersebut tentunya lebih murah dibandingkan harus membeli mesin fingerprint atau membeli kertas, mesin printer, dan juga tinta.

Selain itu, aplikasi ini juga berbentuk digital yang tidak memakan banyak tempat. Aplikasi ini juga tidak memerlukan biaya tambahan seperti biaya penyusutan yang perlu diperhitungkan jika menggunakan mesin fingerprint, printer, atau alat-alat lainnya.

5. Meningkatkan Efisiensi Waktu

Terakhir, aplikasi presensi juga bisa meningkatkan efisiensi waktu. Mengelola dan memantau absensi serta kinerja para karyawan secara manual tentunya sangat merepotkan dan memakan banyak waktu dari tim HR.

Apalagi jika jumlah karyawan tersebut sampai ratusan, tim HR harus meluangkan banyak waktu untuk mengelola hal-hal tersebut.

Hal ini tentunya sangat tidak efisien dan bisa mengurangi produktivitas perusahaan secara signifikan. Adanya aplikasi presensi ini bisa mempermudah tim HR dalam mengelola hal tersebut dengan lebih efisien karena waktu yang diperlukan jauh lebih singkat daripada menggunakan metode manual.